راهنمای نگارش نامه به انگلیسی : 20 ترفند فوق العاده!

قبل از ظهور فن‌آوری مدرن، برقراری ارتباط بسیار آسان بود و هنر نوشتن یک نامه یک الزام مهم تلقی می‌شد. حتی امروزه نامه یک وسیله مهم برای ارتباط هم در فضای کاری و هم برای زندگی شخصی ما است. پس بگذارید در این مطلب از زبان نگار با نکات ظریف نوشتن نامه و همچنین راهنمای نگارش نامه غیررسمی و رسمی همراه شما باشیم.

 راهنمای نگارش نامه

یک نامه یک پیام نوشتاری است که می‌تواند به صورت دست‌نوشته شده یا چاپ شده بر روی کاغذ باشد. نامه معمولا از طریق پست در داخل یک پاکت به گیرنده ارسال می‌شود، با این حال این یک ضرورت نیست. هر پیغامی که از طریق پست منتقل می‌شود، یک نامه است که شامل یک مکالمه نوشتاری بین دو طرف می باشد.
اکنون ایمیل ها و پیامک ها دیگر اشکال این‌چنینی تبدیل به هنجاری برای ارتباط شده‌اند و هنر نوشتن نامه همانند گذشته مهم نیست. با این حال، حتی امروزه بسیاری از ارتباطات ما، به خصوص نوع رسمی، از طریق نامه انجام می‌شود.

نامه‌ هنوز یک روش مهم ارتباط است. به خصوص برای درخواست یک شغل یا یادآوری به بانک برای یک موضوع یا نگارش نامه پذیریش در کالج!
 

انواع نامه اداری

ابتدا بیایید درک کنیم که دو نوع نامه، به نام‌های نامه‌های رسمی و نامه‌های غیر رسمی وجود دارد. اما چند نوع نامه براساس محتوای آن‌ها، تشریفات، هدف نوشتن نامه و غیره وجود دارد. بیایید نگاهی به چند نوع نامه بیندازیم.

✅نامه رسمی: این  نامه ها یک الگو و تشریفات خاص را دنبال می‌کنند. آن‌ها به شدت تخصصی هستند و مستقیما به مسائل مربوط به آن رسیدگی می‌کنند. هر نوع نامه رسمی یا نامه کاری به این دسته مربوط می شوند.

این نوع نامه برای مطلع ساختن دفاتر، شعب و زیردستان اطلاعات رسمی نوشته می شود. این سیستم معمولا اطلاعات رسمی مانند قواعد، مقررات، رویه‌ها، رویدادها یا هر گونه اطلاعات دیگری را شامل می‌شود. نامه‌های رسمی ساختار و آداب و رسوم خاصی را دنبال می‌کنند.

✅نامه غیر رسمی: اینها نامه‌های شخصی هستند. آن‌ها نیازی به پیروی از هیچ الگوی تنظیم‌شده و یا پایبندی به هر گونه تشریفات ندارند. آن‌ها حاوی اطلاعات شخصی یا یک مکالمه نوشتاری هستند. نامه‌های غیر رسمی به طور کلی برای دوستان، آشنایان، بستگان و غیره نوشته می‌شوند.

✅نامه تجاری: این نامه در بین طرف های کسب‌وکار نوشته می شود و به طور کلی شامل اطلاعات تجاری مانند نقل‌قول‌ها، سفارشات، شکایات، مطالبات و غیره است.

✅نامه اجتماعی: یک نامه شخصی نوشته شده در مورد یک رویداد خاص به عنوان یک نامه اجتماعی شناخته می‌شود. نامه تبریک، نامه تسلیت، نامه دعوت و غیره همه نامه‌های اجتماعی هستند.

✅نامه بخشنامه: نامه‌ای که اطلاعات را به تعداد زیادی از مردم اعلام می‌کند، یک بخشنامه است. همین نوع نامه در یک گروه بزرگ از افراد پخش می‌شود تا با برخی اطلاعات مهم مانند تغییر آدرس، تغییر در مدیریت، بازنشستگی یک شریک و غیره مطابقت داشته باشد.

✅نامه‌های استخدام: هر نامه با توجه به فرآیند اشتغال، مانند نامه پیوست، نامه ارتقا، نامه درخواست و غیره.
 

نکات مربوط به راهنمای نگارش نامه 

حالا که اصول برقراری ارتباط از طریق نامه و انواع نامه را یاد گرفته‌ایم، اجازه دهید بر روی نکاتی برای نوشتن نامه واقعی تمرکز کنیم.
 

۱ .نوع نامه را شناسایی کنید.

این اولین مرحله فرآیند نوشتن نامه است. شما باید بتوانید نوع نامه‌ای که می‌خواهید می‌نویسید را مشخص کنید. این نامه توسط شخصی که به آن نوشته شده و اطلاعاتی که از طریق نامه ارسال خواهد شد، دیکته خواهد شد. فرض کنید در حال نوشتن برای مدیر کالج خود هستید تا درخواست انصراف دهید؛ این یک نامه رسمی است. اما اگر شما در حال نوشتن برای استاد دانشگاه قدیمی خود هستید؛ پس این یک نامه شخصی (غیر رسمی) خواهد بود.
 

۲. مطمئن شوید که نامه را به درستی آغاز کرده و به پایان می رسانید.

شروع یک نامه به روش صحیح بسیار مهم است. نامه‌های رسمی با یک ساختار خاص و احوال پرسی رسمی شروع می‌شوند. نامه‌های غیر رسمی می‌توانند به نام شخص یا هر گونه احوالپرسی غیر رسمی که نویسنده تمایل دارد مورد خطاب قرار بگیرند.
 
حتی هنگام پایان نامه، باید به خاطر داشته باشید که چه نوع نامه ای نوشته شده‌است. نامه‌های رسمی محترمانه و مودبانه به پایان می‌رسند در حالی که نامه‌های غیر رسمی ممکن است با یک جملات محبت آمیز و صمیمانه پایان یابد.
 

۳. تعیین هدف اصلی نامه

زمانی که شروع به نوشتن نامه می‌کنید، اطمینان حاصل کنید که هر چه زودتر به نقطه اصلی اشاره می کنید. مخصوصا در نامه‌های رسمی، مهم است که بلافاصله هدف نامه را مشخص کنید.

۴ . مواظب لحن به کار رفته باشید!

یک نامه همیشه باید مودب و با ملاحظه باشد. حتی اگر هدف از یک نامه شکایت کردن باشد، باید این نکته را با احتیاط و ادب اعلام کرد. بنابراین استفاده از عبارات مودبانه و لحن خوب در تمام انواع نامه ها ضروری است.
 

۵. طول نامه

✅ عامل مهم دیگری که در راهنمای نگارش نامه باید در نظر گرفته شود، طول نامه‌ای است که می‌نویسید. باید به خاطر داشته باشید که نامه های رسمی به طور کلی، صریح و کوتاه هستند. نامه‌های رسمی طولانی اثر مورد نظر را بر خواننده نخواهند داشت. طول یک نامه غیر رسمی به وسیله پیام در نامه و ارتباط با گیرنده تعیین می‌شود.
 
مرتبط بخوانید:۵۰ اصطلاح و کلمه برای صحبت کردن به شکل یک بومی انگلیسی!
 

مثالی از تعیین نوع نامه

سوال: الکس قرار بود نامه‌ای به معلم کلاس بنویسد و از او اجازه بخواهد تا ۲ روز به خاطر یک موضوع شخصی غیبت کند.او  چه نوع نامه می‌نویسد؟
 
1.نامه‌ شخصی
2.نامه کاری
3.نامه رسمی
4.تمام موارد بالا
 
جواب: گزینه صحیح شماره 3 است. در حالی که معلم آشنایی شخصی با الکس دارد اما این وضعیت نیازمند یک نامه رسمی است و نه یک نامه شخصی.
 

راهنمای نگارش نامه غیر رسمی

نامه‌های غیر رسمی به آشنایان نزدیک نویسنده، دوستان، خانواده، خویشاوندان و غیره نوشته می شوند. از آنجا که این نامه‌ها به افراد نزدیک نوشته می شوند، یک لحن غیر رسمی و شخصی دارند. از زبان عامیانه در هنگام نوشتن نامه‌های غیر رسمی استفاده می‌شود و گاهی اوقات این حروف حتی ممکن است یک لحن عاطفی هم داشته باشند.
نامه‌های غیر رسمی عمدتا برای ارتباط شخصی استفاده می‌شوند. بنابراین آن‌ها نیازی به پیروی از هیچ الگوی خاص و یا قالب خاصی ندارند. بنابراین این نامه به شیوه شخصی با زبان ساده و روان نوشته می‌شود.
مثالی از یک نامه غیر رسمی:
 

قالب نامه غیر رسمی

همانطور که قبلا در راهنمای نگارش نامه غیر رسمی بحث کردیم، هیچ فرمت تنظیم‌شده برای نوشتن یک نامه غیر رسمی وجود ندارد. اما یک الگوی عمومی وجود دارد که مردم معمولا از آن پیروی می‌کنند. ما به این الگو و نکات خاص در مورد چگونگی نوشتن نامه‌های غیر رسمی موثر و جالب توجه خواهیم کرد. اینها می‌توانند به عنوان راهنما عمل کنند وقتی که شما در حال تهیه پیش‌نویس یک نامه هستید. بیایید شروع کنیم.
 

راهنمای نگارش نامه غیر رسمی برای نوشتن آدرس

اولین چیزی که باید نوشت، آدرس شما است، یعنی آدرس نویسنده. ما معمولا آدرس را در سمت چپ بالای صفحه می‌نویسیم. آدرس باید دقیق و کامل باشد. حتی هنگام نوشتن برای دوستان نزدیک و یا بستگان نزدیک، آدرس باید نوشته شود تا بتوانند به راحتی به نامه پاسخ دهند. اگر گیرنده نامه در یک کشور دیگر باشد، فراموش نکنید که کشور خود را نیز در آدرس تان بنویسید.
 
✅مرتبط بخوانید: مکالمه روزمره انگلیسی : مهم ترین ترفندها و نکات
 

تاریخ

درست در پایین آدرس تاریخ را می‌نویسیم. این به خواننده اجازه می‌دهد تا زمانی که نامه نوشته است دسترسی داشته باشد. پس می‌تواند بهتر با محتوای نامه ارتباط برقرار کند.
 

سلام و احوالپرسی

حال از آنجایی که شما برای فردی که می‌شناسید نامه می‌نویسید، احوال پرسی می‌تواند غیر رسمی باشد. اگر مخاطب نامه یک دوست یا فردی همسن شما باشد، می‌توانید با عبارتی مانند “Dear Alex” به آن‌ها خوشامد بگویید. اگر شما در حال نوشتن به یک فرد بزرگ‌تر از خود هستید، کسی که به شدت به آن‌ها احترام می‌گذارید، می‌توانید آن‌ها را با عنوان آقا یا خانم مانند“Dear Mrs. Alex”.  خطاب کنید.
 

پاراگراف مقدمه

اکنون ما شروع به نوشتن نامه واقعی می‌کنیم. پاراگراف مقدماتی لحن صدا را برای کل نامه تنظیم می‌کند. ممکن است با پرسیدن سوالاتی در مورد سلامتی آن‌ها شروع کنید. یا می‌توانید بگویید که امید دارید که این نامه را در سلامت و روحیه عالی دریافت کنند. شروع نامه‌های غیر رسمی باید عادی و تسلی‌بخش باشد. نباید رسمی و مستقیم مثل نامه‌های اداری باشد.
 

راهنمای نگارش نامه: نوشتن متن اصلی نامه

در کل نامه باید لحن دوستانه‌ای داشته باشد. اما شما باید زبان و لحن کلمات را مطابق با کسی که می‌نویسید، تنظیم کنید. با یک دوست، شما می‌توانید بسیار ساده و گستاخ باشید. اما اگر شما نامه را به یکی از بستگان مسن‌تر می‌نویسید، باید بسیار مودب و با ملاحظه باشید.
 
یک راه برای تعیین لحن نامه تان این است که به یاد داشته باشید که چگونه با فرد در یک مکالمه صحبت می‌کنید و سپس لحن و احساسات مشابهی را به نامه اعمال کنید.
 

نتیجه‌گیری

در پاراگراف پایانی، دلیل نوشتن نامه را جمع‌بندی کنید، به عنوان مثال، نامه را خلاصه کنید. یک خداحافظی با معنی و با محبت به خواننده بگویید. فراموش نکنید که خواننده را به نوشتن یا پاسخ به نامه خود دعوت کنید. این نشان می‌دهد که قصد دارید مکالمه را ادامه دهید.
 

پایان نامه

هیچ راه مشخصی وجود ندارد که نامه‌های غیر رسمی را به پایان برسانید. از آنجایی که آن‌ها فرمت سختگیرانه را دنبال نمی‌کنند، ممکن است هر چه دلتان می‌خواهد استفاده کنید. برخی از عبارت‌های رایج مورد استفاده عبارتند از:

• Lots of Love
• Best,
• Best Wishes,
• Kind Regards,
• Kindly,

موردی را انتخاب کنید که برای موقعیت مناسب باشد و سپس به سادگی نام خود را زیر آن ثبت کنید.
 
مرتبط بخوانید:۳۰ اصطلاح پرکاربرد انگلیسی
 

راهنمای نگارش نامه غیر رسمی

یک حرف رسمی به زبان رسمی و تشریفاتی نوشته شده و یک فرمت مشخص را دنبال می‌کند. این نامه‌ها برای اهداف رسمی به مقامات، مقامات عالی‌رتبه، همکاران، سالمندان، و غیره نوشته می شوند و نه برای تماس‌های شخصی، دوستان یا خانواده. تعدادی از قواعد باید به هنگام تهیه پیش‌نویس نامه‌های رسمی رعایت شوند. پس بگذارید نگاهی به فرمت یک نامه رسمی بیندازیم.
 

قالب یک نامه رسمی

همانطور که قبلا گفتیم، یک نامه رسمی باید از قوانین خاصی پیروی کند. چنین قالبی به رله کردن اطلاعات به روش حرفه‌ای کمک می‌کند. باید به خاطر داشت که قالب‌های مختلفی برای نامه‌های رسمی وجود دارد که مردم از آن پیروی می‌کنند. یکی از موارد در اینجا توضیح داده شده است که این روزها معمولا برای ارتباط رسمی استفاده می‌شود.
 

راهنمای نگارش نامه رسمی: نشانی فرستنده

آدرس فرستنده معمولا در گوشه سمت راست صفحه قرار می‌گیرد. آدرس باید کامل و دقیق باشد در صورتی که گیرنده نامه بخواهد برای ارتباط بیشتر با فرستنده تماس بگیرد.
 

تاریخ

آدرس فرستنده دقیقا زیر تاریخ قرار دارد، یعنی در سمت راست صفحه. در نامه‌های رسمی مهم است چون اغلب آن‌ها را ثبت می‌کنند.
 

آدرس گیرنده

بعد از گذاشتن برخی فضا، آدرس گیرنده را در سمت چپ صفحه می نویسیم. نوشتن “To” بالاتر از آدرس به اولویت نویسنده بستگی دارد. دقت کنید که عنوان رسمی / نام / موقعیت و غیره گیرنده را به عنوان اولین خط نشانی پست کنید.

 

سلام و احوالپرسی

این جایی است که شما به فردی که به آن نامه خطاب می‌کنید، خوش‌آمد می‌گویید. به خاطر داشته باشید که این یک نامه رسمی است، بنابراین احوال پرسی باید محترمانه باشد و نه بیش از حد شخصی. احوال پرسی عمومی که در نامه‌های رسمی به کار می‌روند عبارتند از: Sir”  یا “Madam”. اگر شما نام فرد را می‌ دانید می توانید به شکل زیر نیز استفاده کنید: “Mr. XYZ”  یا “Ms. ABC”.  اما به خاطر داشته باشید که شما نمی‌توانید آن‌ها را تنها با اسم کوچک مورد خطاب قرار دهید. باید نام کامل یا فقط نام‌خانوادگی آن‌ها باشد.
 
 

راهنمای نگارش نامه رسمی : نوشتن موضوع

پس از سلام و احوال پرسی، نوبت به موضوع نامه می رسد. در وسط خط، “Subject”  را به دنبال یک سمی کالن بنویسید. سپس هدف از نوشتن نامه را در یک خط خلاصه کنید. این کار به گیرنده در تمرکز بر روی موضوع نامه در یک نگاه کمک می‌کند.
 

بدنه نامه رسمی

این محتوای اصلی نامه است. اگر نامه کوتاه‌تر باشد به سه یا دو قسمت تقسیم می‌شود. هدف از این نامه باید در بند اول مشخص شود. لحن محتوا باید رسمی باشد. نکته دیگر که باید در ذهن داشته باشید این است که نامه باید مختصر و مفید باشد و همیشه به زبان مودبانه بنویسید، بدون توجه به موضوع نامه تان.
 

پایان نامه رسمی

در پایان نامه، یک عبارت محترمانه و تعارف آمیز می نویسیم. کلمات “Yours Faithfully” یا  “Yours Sincerely”  در سمت راست نامه رسمی نوشته می شوند. به طور کلی، اگر نویسنده نام شخص را بداند می تواند از آن استفاده کند.
 

امضا

در اینجا شما نام خود را می نویسید. شما می توانید در انتهای نامه امضای خود را درج کنید.  این روشی است که گیرنده متوجه خواهد شد که چه کسی نامه را ارسال کرده است.
 
در صورتی که تمایل به مشاوره با کارشناسان زبان نگار برای راهنمای نگارش نامه را دارید، با ما تماس بگیرید: ۰۲۱۴۳۹۴۲ به گرمی پاسخگوی شما خواهیم بود.